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Estás delante de tu ordenador. En blanco. Tu cabeza no para de rebobinar una lista infinita de tareas a desempeñar. Varios clientes están pendientes de tu llamada reclamándote las entregas que no han llegado a tiempo. El reloj marcándote los minutos que pasan porque dentro de 40 minutos tienes que recoger a tu hijo en la escuela.

¿Y tú? Piensas con qué empezar (ya han pasado 5’ más), empiezas a agobiarte al darte cuenta que en realidad no te da tiempo a nada (pasan otros 5’), te pones a revisar el correo (al final, aquí siempre habrá algo que gestionar y -además- no me va a llevar mucho?!?..), una newsletter te desvía a un post muy interesante que te pones a leer (ya han pasado 15’ más..), que además te desvía a descargarte una guía gratuita que crees que te podría servir (ya se han ido otros 5’) y cuando levantas la cabeza del ordenador te das cuenta que ya ha llegado la hora de salir corriendo..

¿Te suena?

Gestionar el tiempo es algo que va mucho más allá de aprender a usar unas herramientas que nos faciliten la vida o de cumplir a raja-tabla unos “trucos” que otras personas han implementado con éxito en sus vidas.

Para controlar tu productividad y el efecto “desbordada” y de agobio constante, tienes que conocer los fundamentos sobre los que se instala y sólo depende de ti misma seguirlos. Si no tenemos interiorizadas estas bases será muy difícil que aprendas a vivir y organizar tu tiempo de forma eficaz pues será el tiempo que te gestionará a ti.

Una vez aclaradas las bases, no hay fórmula mágica que valga para todos sino que cada uno encontrará unas técnicas o trucos que mejor le funcionen en su rutina de trabajo. Pero sí hay unos conceptos comunes que si conoces y controlas te simplificarán mucho las cosas, y al final, de esto se trata..

1.Mentalidad

La productividad empieza con una actitud mental de querer hacer las cosas mejor en lugar de hacer más cosas con el mismo tiempo.

Si lo que quieres es encajar de todo de más en tus 24 horas para sentirte ocupada y con ello “eficaz”, lo más probable es que consigas todo lo contrario: Acabarás muy cansada, con demasiados lazos “abiertos” lo que no te hará seguir dando vueltas a esos temas durante la noche y con la preocupación constante de “ocuparte de estar ocupada” para cumplir con la sensación de trabajar mucho. No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas de forma diferente de tal manera que el output y los resultados de tus acciones sean mayores.
Por otra parte hay que fomentar una mentalidad de cambio: Si tu forma de trabajar te lleva a una sensación de agobio constante y de que “no te da la vida” tienes que asumir que debes cambiar algo en tu día a día: Si no cambias nada, lo más probable es que no cambie nada en tus resultados y tampoco en tus sensaciones.

2. Rutinas
Tener una rutina en el día a día es clave para reducir los tiempos “muertos” en los que nos perdemos bien en “exceso de planificación”, en “falta de planificación” o pensando en qué siguiente paso dar sin rumbo. Si tienes una rutina bien instalada –al igual que por la mañana te duchas de forma automática -sin pensar- te será infinitamente más fácil atender las cosas que son parte de la rutina y atenerte a ellas. Si por ejemplo tu rutina de la mañana consiste en una hora de tiempo dedicada a la lectura (aquí Kay Fabella por ejemplo nos contó su rutina de la mañana), seguida de una fase de planificación para luego seguir con el chequeo del correo, puedes estar tranquila que no vas a sucumbir a la tentación de abrir el correo según te despiertas porque sabes perfectamente que hay un tiempo planificado para ello dentro de tu rutina.

3. Energía
Sin energía no se puede hacer nada. Punto. No hay discusión. Me siento culpable de haber caído en esta trampa varias veces, trasnochando para trabajar, arrastrándome el día siguiente y quedándome despierta gracias a múltiples cafés.. Resultado: unos pocas horas más de trabajo real el día anterior y todo el día siguiente perdido porque el cansancio podía conmigo.
No hagas este error: No merece la pena.

Tener energía y acompañarla con unos hábitos de comida saludables y de hacer deporte de forma regular multiplica nuestra productividad de forma exponencial.

Estudios lo avalan y es indiscutible: Si buscas ser más productiva piensa en cómo dejar espacio para recuperar energía. De nuevo no se trata de “encajar” más y más trabajo en las 24 horas (que, por cierto todos tenemos por igual..) sino en hacer que las horas de trabajo sean más efectivas: Reduce media hora de trabajo a cambio de media hora de actividad al aire libre y ¡Te sorprenderás con los resultados! (Aquí Natalia Gomez del Pozuelo cuenta cómo para ella es imprescindible ir a andar cada día para impulsar su creatividad)

4. Delegar
Admitir que no podemos llegar a todo está en la base de una gestión sana de nuestro tiempo: Si quieres ser bueno en una cosa pero hay muchos aspectos que te desvían del “core”, de lo importante, como tareas administrativas, tareas recurrentes, tareas urgentes vs importantes, la carga de trabajo y la falta de claridad mental sucumbirá por mucho que intentes concentrarte y avanzar a paso rápido (te recomiendo leer Fuera de Serie para una estupendo análisis de cómo el concentrarse en una y una sola cosa lleve a la excelencia..). El truco está en delegar todo lo que sea posible para no cargar con el “peso” de ciertas incumbencias cuyo valor es mínimo para tu negocio pero “hay que hacerlas”.
Piensa en el valor que das a una hora de tu trabajo y ante la indecisión de dedicarte o no dedicarte a ciertas tareas pregúntate: ¿Me gusta hacerlo? ¿Hay alguna razón especial por la que YO soy la mejor opción para hacerlo? ¿Cuánto tiempo me implica dedicarme a ello vs delegar esta tarea?

¡Da el valor que se merece a tu tiempo y empieza a delegar!

Ahora que sabes en qué pilares se fundamenta la gestión del tiempo, no te obligues a aplicar todo y ahora: Escoge una sola cosa de las cuatro y empieza a ponerte en marcha. Recuerda:

“Las pequeñas acciones mueven montañas”


Stefania Dalle Pezze

Stefania Dalle Pezze es fundadora de Mujeres en Business y trader de divisas con extensa experiencia en banca de inversión y con elevada capacidad para trabajar en entornos de trabajo muy exigentes. Su talento está en impulsar a los demás a alcanzar sus metas gracias a una gestión más eficiente de recursos, tiempos y procesos de decisión.