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Has tenido últimamente la necesidad urgente de gritar “Por qué me pasa todo ahora? Tenías planificado algo pero al final has recibido una llamado de una persona que te ha tenido al teléfono media hora etc etc..?

Hoy te hablo de cómo enfrentarte a estas situaciones imprevistas que llegan y hay que rebobinar todo en el momento y tener la rapidez mental de re-adaptarse a la situación.

Yo trabajo de forma muy estructurada, planificando todo y organizando muy meticulosamente mi día a día, y por esto me es muy importante saber lidiar con los imprevistos y re-adaptar la planificación a las cosas que surgen. Por mucho que queramos evitar estas situaciones, siempre habrá momentos en los que no tendremos el control de las cosas, de los horarios, de los tiempos pero sí tenemos el control sobre nuestras reacciones a estos momentos.

Un imprevisto normalmente aparece debido a factores y situaciones externas (un día a media hora de una grabación para el podcast se me cayó la conexión a internet y tuve que compartir la conexión del móvil para hacer la entrevista como programado) pero puede venir derivado también de otras personas: Me pasó por ejemplo cuando mi marido se puso enfermo y tuve que olvidarme de toda mi planificación para el día para llevarle a urgencias.. También me pasó cuando alguna invitada a última hora me ha cancelado la cita para la grabación del podcast y con esto descolocó toda la planificación para el proceso de generación y publicación del contenido del podcast..

Los imprevistos, como bien dice su raíz latina que quiere decir “sin poderlos ver con antelación”, no podemos “pre-verlos” pero como sabemos que sí pasarán podemos prepararnos para saber enfrentarnos mejor a ellos cuando surjan.

Te voy a contar 6 pasos para enfrentarse a las situaciones imprevistas sin agobiarse y para evitar tomar decisiones incorrectas.

1. Controla las reacciones impulsivas
Para evitar el efecto desbordada o de agobio ante imprevistos, es muy importante reconocer que los imprevistos siempre aparecerán y por mucho que queramos evitarlos, podremos estar más o menos preparados pero siempre aparecerán. Una vez que tengas esto interiorizado, tienes que evitar reaccionar de forma impulsiva porque cuando los nervios están a flor de piel el el peor momento para tomar decisiones.

Las situaciones imprevistas pueden ser positivas -como podría ser la invitación a participar a un evento muy importante que te podría dar mucha visibilidad en coincidencia con el compromiso de trabajo con un cliente- Cuando esas situaciones se presentan -para bien o para mal- intenta alejarte de la situación por no reaccionar con un “no puede ser” y empezar a ver todo catastrófico o con un “Sí me apunto” si es una situación imprevista positiva, sin analizar bien de qué estamos hablando..

Si reaccionamos de forma impulsiva lo más probable es que nos arrepintamos de la decisión, simplemente porque no estamos combinando emociones y racionalidad en el proceso de reacción sino sólo estamos reaccionando emotivamente.

 

RELACIONADO: Entrevista a Pilar Fernandez, coach emocional: Hablamos de cómo enfrentarse a cierto tipo de situaciones a nivel emocional.

 

2. Concéntrate en la situación presente y olvídate del porqué y cómo ha podido ocurrir lo que ha ocurrido

Aunque es muy importante a posteriori revisar por qué se han llegado a producir ciertas situaciones para re-definir si ha sido un fallo de proceso o efectivamente algo incontrolable, en el momento en el que llega la situación imprevista es inútil y dañino centrarte en eso porque te quita energía y foco de la búsqueda de una solución que sí es lo más importante en el momento.

Si sigues diciéndote frases como “Si hubiese hecho esto, no hubiese pasado..” o “ya sabía que tendría que haberlo hecho de otra forma para evitar esto..”, primero estás alimentando tu mente con pensamientos negativos que te desvían de otras frases positivas como “Ok, la situación es esta, qué puedo hacer para solventarla?”, segundo te están restando tiempo y energía de forma innecesaria.

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3. Hazte la pregunta: ¿Necesito atender ahora este imprevisto o puedo hacerlo más adelante?

Es importantísimo retomar el control sobre tu tiempo en el mismo instante en el que algo se ha interpuesto en el medio de tu planificación.
No te vuelques a solucionar el problema, piensa primero si este imprevisto es algo que necesita de una solución rápida o, pese a ser un imprevisto, tengo margen de planificación. A veces el imprevisto puede surgir en un momento demasiado ajustado para encontrar una solución a tiempo -si pensamos por ejemplo un problema de última hora con una entrega para un cliente-. En este caso no merece la pena embarcarse en solucionar la cosa contrarreloj sabiendo que no llegamos y compensa no perder tiempo hoy sino dedicar más adelante tiempo re-visando primero toda la situación.

Toma conciencia del tiempo que te implica dedicarte a este imprevisto, no te pongas a actuar directamente sino antes haz una pequeña reflexión de si de verdad ese es el momento oportuno para solucionar el problema. Muchas veces te darás cuenta que podrás alocar un poco de tiempo para una solución temporal para luego re-programar tiempo para una solución definitiva más adelante.

Dedica también ese momento para analizar las prioridades -y esto dependiendo de las situaciones puede ser 10” o 10′ o 10hs.

4. Ten a mano tu planificación para ese día y tu hoja de ruta donde tienes apuntados los límites que te has marcado en tu vida personal y profesional, tus valores y tus prioridades.

Con este punto hago referencia sobretodo a imprevistos de mayor calibre que implican sí o sí una re-planificación como podría ser una enfermedad que te obliga a estar en la cama una semana con muy pocas horas a poder dedicar a tu actividad.
En estos casos es clave agarrarse a nuestra hoja de ruta, tener a la vista la escalera de prioridades marcada dentro de nuestro límites como profesionales y como personas y recurrir a ella para saber qué escoger cuando se dan estas situaciones.

Si tienes claro por ejemplo que la prioridad es atender los compromisos con clientes, si una enfermedad imprevista te obliga a estar en la cama, las pocas horas que podrás dedicar a tu negocio serán par eso, nada más, todo lo demás (marketing, colaboraciones, tareas administrativas..) pasará en segundo plano y además tendrás la claridad para tomar esta decisión de forma acorde con tus valores y las diferentes facetas de tu vida.

5. Analiza las alternativas de solución y los recursos para hacer frente a la situación, en tiempo, dinero y energía y compatiblemente a los demás trabajos que tengas encima de la mesa
Ahora ha llegado el momento de actuar para solucionar este “problema” imprevisto y pensar en el plan B o el plan C. Muchas veces estos plan B y plan C podemos y debemos planificarlos.

Esta es una de las cosas que he aprendido en mi trabajo en el mundo corporativo: Hay momentos en los que hay que ser muy muy rápido tomando decisiones y el reloj trabaja en nuestra contra por lo tener un plan de acción preparado ante diferentes situaciones es la vía para evitar tomar decisiones “en caliente”.

Trabajando en mercados financieros las situaciones imprevistas eran por ejemplo las publicaciones de datos macroeconómicos: Sabes cuando y dónde se publicaba cada publicación pero el resultado es totalmente inesperado y la reacción de los mercados son inesperadas, por lo que hay que estar preparado para hacer frente a los movimientos -inesperados- de los mercados pase lo que pase. La solución era tener diferentes planes de acción ante diferentes “resultados imprevistos”. En este caso es lo mismo: Prepárate diferentes hojas de ruta para situación que puedan aparecer pero no sabemos ni cuándo apreceran ni cómo aparecerán. Si es algo compeltamente inesperado, entonces analiza las alternativas y define el plan teniendo a la vista toda tu planificación para el día, la semana o el mes.

No pienses en tener que encontrar una solución a un imprevisto por que sí; Ponte a actuar si de verdad entra en el marco de tus objetivos estratégicos de medio y largo plazo.

6. Organiza el calendario para tener un “margen de maniobra”

Tener la agenda o el calendario preparados para hacer frente a los imprevistos es un método simple para estar un poco más preparados cuando llega el momento de enfrentarse a ellos. Planifica tus semanas incluyendo unos tiempos que te permitan tener un “margen de maniobra”: Si tienes una cita a las 16 hs y te va a llevar 20′ llegar a la cita, incluye 30′ en lugar de 20′ en tu calendario para tener un colchón de 10′ por si hubiese más tráfico de lo esperado cuando tengas que acudir a la cita.

Volviendo al ejemplo de la preparación del producto para un cliente: Si estimas que te llevará 10hs preparar el trabajo, planifica 13hs de trabajo y agenda estas 13 horas de dedicación: Somos demasiado optimistas con los tiempos y en lugar de enfrentarte a la situación imprevista de no llegar a tiempo con la entrega, tienes un margen de tiempo puesto a calendario por si finalmente te surgen requerimientos de última hora o retrasos en las entregas de terceros pero aún así este margen te ayudará llegar a tiempo a la entrega sin agobios.
Ahora que tienes a mano estos consejos no intentes implementarlos todos de golpe, quédate con uno o dos de ellos y recuérdalos la próxima vez que te encuentres en medio de un imprevisto.
Espero que estos consejos te ayuden a relativizar la situación y evitar el agobio de sentir que no tienes la situación bajo control.

Para terminar, te dejo con una frase de César Milstein, químico, profesor, biólogo y científico argentino que permite reflexionar para ver los imprevistos como fuente de descubrimientos:

“Hay millones de ejemplos que demuestran que grandes descubrimientos surgen de manera inesperada cuando se está buscando otra cosa”
 

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Stefania Dalle Pezze

Stefania Dalle Pezze es fundadora de Mujeres en Business y trader de divisas con extensa experiencia en banca de inversión y con elevada capacidad para trabajar en entornos de trabajo muy exigentes. Su talento está en impulsar a los demás a alcanzar sus metas gracias a una gestión más eficiente de recursos, tiempos y procesos de decisión.

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