Serie sobre productividad: Este episodio del podcast sigue el episodio 59 en el que hablé de 8 clave prácticas para mejorar tu productividad.

En ese episodio comenté acerca de la importancia de la planificación para estructurar y definir bien en qué tareas volcarse a trabajar cada día. Pero esto, ¿Cómo se lleva a cabo?

Hacen falta tres componentes:
1. Tener a la vista nuestros objetivos de corto plazo

Nuestro objetivo a una semana, sacado iterativamente a raíz de nuestro objetivo de más largo plazo será nuestra guía a la hora de decidir si volcarnos en una tarea u otra.

2. Hacerse la siguiente pregunta de forma recursiva
¿Qué es lo más relevante que puedo hacer de todas las cosas que he escrito que me acerca a mi objetivo? Si sólo pudieras escoger una tarea de la lista infinita que tienes, cual escogerías?
Siempre tienes diferentes opciones, pero también siempre hay una más importante que otra y siempre tienes la oportunidad de elegir.

Una vez que hayas contestado a esta pregunta la primera vez háztela como mucho otras dos veces. No más. Quédate con como mucho tres cosas pero asegúrate que estas cosas las vas a hacer sí o sí sin falta.

Y aquí es donde entra en juego la ley de Pareto: “El 20% de nuestras acciones produce el 80% de los resultado”. Identifica entre todas las cosas que quieres hacer dónde está este 20% que te hace avanzar con más impacto y cuales tareas puedes dejar abajo en la lista.

3. Apunta todo en un calendario

Cuando tengas entre 1 y tres tareas importantes para tu día les tendrás que asignar un espacio específico en el calendario.

Es importantísimo que no sólo apuntes que a primera hora de la mañana vas a dedicarte a la tarea X por ejemplo sino que le asignes un tiempo, es decir 1 hora, dos horas y que bloquees este tiempo en el calendario. Como nos recuerda la ley de Parkinson, las tareas se expanden en el tiempo que les asignamos: Cuanto más tiempo asignemos a una tarea, siempre encontraremos algo para ocupar este tiempo de ejecución a menos que seamos nosotros que le pongamos un límite.

Por último y antes de terminar, te doy un último consejo que vale oro y que es el enemigo número 1 de la productividad: Evita a toda costa cambiar continuamente de una tarea a otra sino bloquea sub-tareas en un mismo bloque y llévalas a cabo hasta la finalización de la tarea.

 
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Stefania Dalle Pezze

Stefania Dalle Pezze es la fundadora de Mujeres en Business. Tras una larga trayectoria trabajando en entornos de trabajo muy exigentes, acompaña emprendedores y negocios a alcanzar sus metas gracias a una gestión más eficiente de recursos, trabajo por objetivos, mejor gestión del tiempo y más eficacia en los procesos de decisión.

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