Familia, trabajo, un podcast de publicación semanal, dos niños de menos de 5 años, hacer algo de deporte (casi) a diario y sacar tiempo social y para actividades extra 3 veces por semana.. Esta es la crónica de mi semana.

Aunque no es como parece: ¡No soy superwoman! Pero tengo que admitir que sí he intentado serlo.. Hasta que mi cuerpo y mi mente se asociaron para decirme “Hasta aquí has llegado” y entonces decidí que tendría que haber una forma más eficaz de hacer las cosas y no acabar hecha un trapo en el intento!!
 
Es por esto que he decidido escribir este post: Trabajo incansablemente para hacer que cada minuto de mi día sea muy productivo y así evitar hacer demasiadas cosas y en su lugar hacer las cosas mejor. Sí, porque si no gestionara bien mi tiempo no podría hacer lo que hago y con la tranquilidad mental que tras mucho trabajo he conseguido tener: Los juguetes en el suelo, la lista de tareas que no deja de crecer, el cansancio después de una jornada de trabajo, las luchas para conseguir que los niños coman bien o las discusiones acerca de algún asunto de trabajo podrían conmigo!

¡Aquí te cuento los 6 secretos de productividad que hacen posible mi día a día!

1. Lo primero es lo primero: ¡¡He pedido ayuda y la he aceptado más allá de lo que quería (pero me ha costado..!!!)

La persona que te diga que hace de todo y sin ayuda te está mintiendo: Yo tengo ayuda y sin ayuda todo lo que hago no sería posible! Puede ser cierto que no siempre haya que desembolsar dinero a cambio de ayuda, pero siempre es vital tener algún tipo de apoyo, bien de parte de la familia, de la pareja, de amigos o de colaboradores en el trabajo. Y si por ejemplo, como en mi caso, no tengo familia a lado (soy Italiana y vivo en Madrid..) para ayudarme con los niños sí que pago por ayuda en el cuidado de los niños y de la casa!! Pero cuando digo ayuda te animo a que busques cualquier tipo de apoyo: El de la pareja para la casa y los niños, una canguro, alguien que ayude con las tareas de casa y/o también la ayuda de colaboradores en el trabajo.
Si dejas que la gente alrededor tuyo te ayude puedes olvidarte de las cosas que menos te gusta hacer (y que muchas veces coinciden con las que somos menos buenas haciendo!), evitarás muchas discusiones y así podrás aprovechar mucho mejor TU tiempo!!

Sí porque una cosa que no gusta hacer y no eres buena haciendo te cuesta el triple de tiempo (y obtendrás la mitad del resultado!) que a una persona que lo hace de profesión y con las herramientas adecuadas! En mi caso prefiero invertir mi tiempo donde más valor puedo dar y pedir ayuda (e invertir tiempo y dinero) allá donde más falta me hace. Además no siempre estoy poniendo dinero encima de la mesa: He encontrado colaboraciones para el podcast a cambio de algún otro servicio o simplemente en casa intercambio tiempo “libre de niños” por tiempo “a solas con niños”, lo que me da más flexibilidad y margen de maniobra para gestionar MI tiempo (sobretodo cuando quiero avanzar algo de trabajo y tengo a los niños alrededor).

2. Separo las tareas familiares de las tareas de trabajo

Cuaderno tareas personales y de trabajo

Trabajar con dos niños de menos de 5 años subiéndose encima cuando abro el ordenador es literalmente imposible! Así que en mi caso así es como consigo no volverme loca y además ser más productiva: Separo por completo el tiempo que dedico al trabajo y/o al podcast/blog del tiempo que dedico a la familia. Esto me hace mucho más productiva porque el correo que escribiría en dos minutos sola, lo escribo en 1 hora con niños así que directamente no lo escribo y espero el momento de tranquilidad sola para hacerlo..
Sé que hay teorías que impulsan a todo lo contrario precisamente para que todo -lo personal y lo profesional- encaje dentro de un mismo orden, pero creo que es más aplicable en otras circunstancias.

Además no sólo la multitarea no es nada efectiva, sino que en mi caso siento que no estoy de verdad ni en un lado (atendiendo las tareas familiares) ni en el otro (tareas de trabajo).
Siempre habrá momentos en los que sea imposible esta separación tan clara de tu tiempo y una urgencia de trabajo se solape con tareas familiares; pero mi consejo es que intentes organizarte de tal forma que puedas dejar el móvil y el ordenador de lado cuando estás en familia y dar el 100% a la tarea que corresponda cuando le corresponda si atiendes a tareas de trabajo.

3. Aprovecho los tiempos “muertos” para formarme y “leer”

Soy ávida consumidora de contenido audio en formato podcast o audio-libros. De esta forma aprovecho el tiempo en el coche cuando hago recados o me desplazo, aprovecho las esperas en el medico o cualquier traslado para “empaparme” y aprender de temas que me interesan y donde quiero mejorarme. Estoy apuntada por lo menos a una docena de podcasts de todo tipo y nada más encontrarme en un rato “muerto” ¡me pongo a escuchar! Quizás lo mío sea un poco extremo pero si no lo hiciera de esta forma no tendría tiempo en el día a día para seguir creciendo y formándome.

Los audio-libros también son un recurso muy valioso porque muchas veces si me pongo a leer un libro (cuando ya no tengo algún niño alrededor, justo antes de acostarme) a menudo me quedo dormida después de dos párrafos de lo agotada que estoy. Así que muchas veces “escucho” durante el día y sólo leo unas pocas páginas antes de acostarme…

Así que no es casualidad que haya creado mi propio podcast!! Es uno de los grandes trucos para que Mujeres en Business (¡¡y Madres en Business!!) aprovechen al máximo su tiempo.

4. Tengo establecidas rutinas para mí, para la familia y para el trabajo

He de admitirlo: Soy adicta a las rutinas! No sólo porque teniendo hijos pequeños si no hubiese establecido rutinas la gestión de la casa sería un caos, sino porque gracias a las rutinas me es mucho más fácil concentrarme y no tener que dar vueltas sobre cuál es el siguiente paso que tengo que dar.

Si tienes rutinas establecidas, como por ejemplo dedicar tiempo a revisar las redes sociales en un momento concreto del día en lugar de cuando se da el caso, ése tiempo no hará falta que lo saques de tu jornada pues automáticamente aparecerá en ese momento como parte de tu día… Entre otras cosas porque si no fuera algo adquirido no se llamaría rutina!!

Además al haber establecido el proceso ya no tendrás que preocuparte de si te olvidas de ello: Sencillamente no te olvidarás al ser algo asumido y casi automático: ¿¿Te has olvidado alguna vez de ducharte?? Apuesto que la respuesta es nunca o casi..

Establecer rutinas sin embargo no es cosa de un día, ni de dos. Los últimos estudios al respecto asignan exactamente 66 días para establecer rutinas por lo que necesitarás ser consistente para establecer estas rutinas; Pero ve de una en una y poco a poco: La consistencia hará que adquieras un hábito y eso ¡te ayudará a gestionar tu tiempo mucho mejor!

Te aconsejo además que no intentes adoptar 3 rutinas a la vez.. Te puedo asegurar que no funciona. Yo llevo dos años intentando coger el hábito de beber 2 litros de agua cada día y aún no lo he conseguido!! Y es porque nunca me he concentrado en sólo éste hábito! Y por simple que parezca no hay manera de que consiga beber 2 litros de agua constantemente durante 66 días seguidos.. Así que he adquirido otros hábitos a los que sí he dedicado tiempo y mente (entre ellos las cosas que te estoy contando para ser más productiva).

5. No intento recordarlo todo: Escribo todo lo que tengo en la cabeza (y si requiere acción lo pongo a calendario)!!

Calendario-Agenda

Esto es el mayor aprendizaje que he adquirido del libro “Organízate con Eficacia” de David Allen. Vaciar la mente de todo lo que hace que estés constantemente pensando en qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo te dará muchísima tranquilidad mental. No te tendrás que preocupar por cosas como “No me tengo que olvidar de entregar el sobre con el dinero a la escuela” o “Tengo que contestar este correo al cliente antes del viernes” porque lo tendrás todo escrito (Y entonces no se te olvidará ninguna cita, compromiso o correo!!).

Recuerdo que hace años en mi cabeza “criticaba” una compañera que escribía todo lo que tenía que hacer a lo largo del día, con quién necesitaba hablar, qué correo contestar.. Ahora es cuando entiendo que lo que estaba aplicando es un gran consejo de productividad y ¡agradezco que me haya dado el ejemplo!

Yo en mi día lo apunto todo (las personas que quiero llamar, las facturas a revisar, los regalos que quiero hacer, una transferencia pendiente, un restaurante del que me han hablado…) pero para ello es fundamental tener algún soporte (físico o digital) siempre a mano porque si algo se me ocurre que no puedo resolver en el momento, allí lo apunto! Incluso me doy cuenta que las pequeñas tareas por insignificantes que parezcan es importante que queden escritas para que no caigan en el olvido y reaparezcan cuando ya se han hecho grandes…

No te cuento ahora todos los detalles de cómo lo hago (¡me daría para otro post!) pero sí te animo a que no desafíes tu mente: Tenemos que ser realistas y por mucho que queramos acordarnos de todo, apuntarlo ahorra tiempo (evita el tiempo dedicado a pensar de qué te tenías que acordar), disgustos (“lo siento se me ha olvidado”) y nos da claridad (ya lo tienes escrito, sólo hay que hacerlo)

5. He aprendido a convivir con la imperfección

Este punto lo he tenido que trabajar mucho, sobretodo desde que tengo hijos y en relación con la casa. Si antes tenía tiempo para hacer la cama a diario, tener todo bien organizado y ordenado, el salón en orden, algo roto en casa y al día siguiente alguien arreglándolo, ya no. Ver cosas fuera de su lugar me ponía muy nerviosa y cuando nació mi primer hijo todavía intentaba mantener el cuarto perfecto, el salón en orden y todo lo mencionado arriba.. Un poco lo conseguía, pero a costa de estar muy nerviosa y estresada.

He tenido que aprender que no pasa nada si la persiana se queda rota una semana más o si la cama se queda hecha a medias con la bajera sin estirar del todo y tampoco pasa nada si un email se queda unas horas sin respuesta.. Ahora sopeso mucho más lo que quiero hacer con mi tiempo (¡sigo teniendo las mismas 24 horas!) y he aprendido a convivir con tener una casa no perfecta y a poner más foco en hacer las cosas muy bien en lugar de dejarlas perfectas antes de entregarlas.

Y si te preguntas ¿Y por qué este es un secreto de productividad? Porque ahora dedico más de mi tiempo a cosas que me apasionan y que aportan más valor a mi día y menos a cosas que “tengo que hacer” y todo esto con muchas más sonrisas que gritos y ansiedad! Así gestiono mucho mejor mi tiempo, no procrastino como antes, me siento libre de dedicar parte de ése tiempo a cosas donde puedo aportar más valor y aprovecho al máximo la ayuda que tengo en casa.

Y hablo de imperfección y productividad porque también he renunciado a salir siempre en perfecto estado, invertir horas y horas en proyectos ya buenos para dejarlos perfectos o ser la mamá ideal que hace a mano los trajes de fiesta para sus hijos. Todas estas pequeñas renuncias y el tiempo que he sacado de ellas me simplifican mucho la vida y puedo invertir este tiempo en otras cosas.

Ahora que ya conoces mis 6 secretos de productividad que me permiten combinarlo todo, espero que te veas reflejada por lo menos en algunos de ellos y que de los otros ¡puedas escoger algo de inspiración para aplicarlos en tu día a día!

 

Y tú ¿Tienes algún truco de productividad para combinar lo personal y lo profesional?


Stefania Dalle Pezze

Stefania Dalle Pezze es la fundadora de Mujeres en Business. Tras una larga trayectoria trabajando en entornos de trabajo muy exigentes, acompaña emprendedores y negocios a alcanzar sus metas gracias a una gestión más eficiente de recursos, trabajo por objetivos, mejor gestión del tiempo y más eficacia en los procesos de decisión.

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