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6 Consejos de productividad que me permiten conciliar trabajo, emprender online, familia y dos niños pequeños

6 Consejos de productividad que me permiten conciliar trabajo, emprender online, familia y dos niños pequeños

No te asustes: ¡No soy superwoman! Pero tengo que admitir que sí he intentado serlo.. Hasta que mi cuerpo y mi mente se asociaron para decirme “Hasta aquí has llegado” y entonces decidí que tendría que haber una forma más eficaz de hacer las cosas y no acabar hecha un trapo en el intento!!
 
Es por esto que he decidido escribir este post: Trabajo incansablemente para hacer que cada minuto de mi día sea super productivo y así evitar hacer demasiadas cosas y en su lugar hacer las cosas mejor. Sí, porque si no gestionara bien mi tiempo no podría hacer lo que hago y con la tranquilidad mental que tras mucho trabajo he conseguido tener: Los juguetes en el suelo, los platos apilándose, el cansancio después de una jornada de trabajo, las luchas para conseguir que los niños coman bien o las discusiones acerca de algún asunto de trabajo podrían conmigo!

¡Aquí te cuento los 6 consejos de productividad que hacen posible mi día a día!

1. Lo primero es lo primero: ¡¡Busca ayuda y deja que te ayuden!!

La persona que te diga que hace de todo y sin ayuda te está mintiendo: Yo tengo ayuda y sin ayuda todo lo que hago no sería posible! Puede ser cierto que no se esté desembolsando dinero a cambio de ayuda, pero siempre es vital tener algún tipo de apoyo, bien de parte de la familia, de la pareja, de amigos o de colaboradores. Y si por ejemplo, como en mi caso, no tengo familia a lado para ayudarme con los niños sí que pago por ayuda en el cuidado de los niños y de la casa!! Pero cuando digo ayuda me refiero a cualquier tipo de apoyo: El de la pareja para la casa y los niños, una canguro o alguien que ayude con las tareas de casa y/o también la ayuda de colaboradores en el trabajo.
Si dejas que la gente alrededor tuyo te ayude puedes olvidarte de las cosas que menos te gusta hacer (y que muchas veces coinciden con las que somos menos buenas haciendo!), evitarás muchas discusiones (si compartes casa con alguien) y así podrás aprovechar mucho mejor TU tiempo!! Sí porque una cosa que no gusta hacer y no eres buena haciendo te cuesta el triple de tiempo (y obtendrás la mitad del resultado!) que a una persona que lo hace de profesión y con las herramientas adecuadas! En mi caso prefiero invertir mi tiempo donde más valor puedo dar y pedir ayuda allá donde más falta me hace. Y no siempre estoy poniendo dinero encima de la mesa: He encontrado colaboraciones para el podcast a cambio de algún otro servicio o simplemente en casa intercambio tiempo “libre de niños” por tiempo “a solas con niños”, lo que me da algo de flexibilidad y margen de maniobra para gestionar MI tiempo.

2. Separa las tareas familiares de las tareas de trabajo

Cuaderno tareas personales y de trabajo

Trabajar con dos niños de menos de 4 años subiéndose encima cuando abro el ordenador es literalmente imposible! Así que en mi caso así es como consigo no volverme loca y además ser más productiva: separo por completo el tiempo que dedico al trabajo y/o al podcast/blog del tiempo que dedico a la familia. Esto me hace mucho más productiva porque el correo que escribiría en dos minutos sola, lo escribiría en 1 hora con niños así que directamente no lo escribo y espero el momento de tranquilidad sola para hacerlo.
Sé que hay teorías que impulsan a todo lo contrario precisamente para que todo -lo personal y lo profesional- encaje dentro de un mismo orden, pero creo que es más aplicable en otras circunstancias. Además no sólo lo del “multitasking” es poco efectivo, sino que en mi caso siento que no estoy de verdad ni en un lado (atendiendo las tareas familiares) ni en el otro (tareas de trabajo).
Siempre habrá momentos en los que sea imposible esta separación tan clara de tu tiempo y una urgencia de trabajo se solape con tareas familiares; pero mi consejo es que intentes organizarte de tal forma que puedas dejar el móvil y el ordenador de lado cuando estás en familia y dar el 100% a la tarea que corresponda, cuando le corresponda si atiendes a tareas de trabajo.

3. Aprovecha los tiempos “muertos” para formarte y “leer”

Soy ávida consumidora de contenido audio en formato podcast o audio-libros. De esta forma aprovecho el tiempo en el coche de camino al trabajo, las esperas en el medico o cualquier traslado para “empaparme” y aprender de temas que me apasionan y donde quiero mejorarme. Estoy apuntada por lo menos a una docena de podcasts de todo tipo y nada más encontrarme en un rato “muerto” ¡me pongo a escuchar! Quizás lo mío sea un poco extremo pero si no lo hiciera de esta forma no tendría tiempo en el día a día para seguir creciendo y formándome. Los audio-libros también son un recurso muy valioso porque muchas veces si me pongo a leer un libro (cuando ya no tengo algún niño alrededor, justo antes de acostarme) lo más probable es que me quede dormida después de dos párrafos de lo agotada que estoy. Así que intento “escuchar” durante el día en lugar de “leer” en los pocos momentos de tranquilidad…
Así que no es casualidad que haya creado un podcast!! Es el mayor truco que conozco para que Mujeres en Business (¡¡y Madres en Business!!) aprovechen al máximo su tiempo.

4. Establece rutinas para ti, para tu familia y para el trabajo

Soy fan de las rutinas! No sólo porque teniendo hijos pequeños si no hubiese establecido rutinas la gestión de la casa sería un caos, sino porque gracias a las rutinas me es mucho más fácil concentrarme y no tener que dar vueltas sobre cuál es el siguiente paso que tengo que dar.
Si tienes rutinas establecidas, como por ejemplo bucear por las redes sociales en un momento concreto del día en lugar de cuando se da el caso, ése tiempo no hará falta que lo saques de tu jornada pues automáticamente aparecerá en el momento como parte de tu día… Entre otras cosas porque si no fuera algo adquirido no se llamaría rutina!!
Además al haber establecido el proceso ya no tendrás que preocuparte por si te olvidas de ello: Sencillamente no pasará al ser algo asumido y casi automático: Te has olvidado alguna vez de ducharte?? Apuesto que la respuesta es nunca o casi..

Establecer rutinas sin embargo no es cosa de un día, ni de dos. Los últimos estudios al respecto asignan exactamente 66 días para establecer rutinas por lo que necesitarás ser consistente para establecer estas rutinas pero ve de una en una y poco a poco: es la consistencia la que hará que adquieras un hábito y eso ¡te ayudará a gestionar tu tiempo mucho mejor!
Además no intentes adoptar 3 rutinas a la vez.. Te puedo asegurar que no funciona. Yo llevo dos años intentando coger el hábito de beber 2 litros de agua cada día y aún no lo he conseguido!! Y es porque nunca me he concentrado en sólo éste hábito! Y por simple que parezca no hay manera de que consiga beber 2 litros de agua constantemente durante 66 días seguidos.. Así que he adquirido otros a los que sí he dedicado tiempo y mente (entre ellos las cosas que te estoy contando para ser más productiva).

5. No intentes recordarlo todo: Escribe todo lo que tienes en la cabeza (y de ser posible ponlo a calendario)!!

Calendario-Agenda

Esto es el mayor aprendizaje que he adquirido del libro “Organízate con Eficacia” de David Allen. Vaciar la mente de todo lo que hace que estés constantemente pensando en qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo te dará muchísima tranquilidad mental. No te tendrás que preocupar por cosas como “No me tengo que olvidar de entregar el sobre con el dinero a la escuela” o “Tengo que contestar este correo” porque lo tendrás todo escrito (Y entonces no se te olvidará ninguna cita, compromiso o correo!!).

Recuerdo que hace años en mi cabeza “criticaba” una compañera que escribía todo lo que tenía que hacer a lo largo del día, con quién necesitaba hablar, qué correo contestar.. Ahora es cuando entiendo que lo que estaba aplicando es un gran consejo de productividad y ¡agradezco que me haya dado el ejemplo!

Yo en mi día lo apunto todo (las personas que quiero llamar, las facturas a revisar, los regalos que quiero hacer, una transferencia pendiente, un restaurante del que me han hablado…) pero para ello es fundamental tener algún soporte (físico o digital) siempre a mano porque si algo se me ocurre que no puedo resolver en el momento, allí lo apunto! Incluso me doy cuenta que las pequeñas tareas por insignificantes que parezcan es importante que queden escritas para no caer en el olvido y reaparecer cuando ya se han hecho grandes…

No te cuento ahora cómo lo hago (¡me daría para otro post!) pero sí te animo a que no desafíes tu mente: Tenemos que ser realistas y por mucho que queramos acordarnos de todo, apuntarlo ahorra tiempo (evita el tiempo dedicado a pensar de qué te tenías que acordar), disgustos (“lo siento se me ha olvidado”) y nos da claridad (ya lo tienes escrito, sólo hay que hacerlo)

5. Aprende a convivir con la imperfección

Este punto lo he tenido que trabajar mucho, sobretodo desde que tengo hijos y en relación con la casa. Si antes tenía tiempo para hacer la cama a diario, tener todo bien organizado y ordenado, el salón en orden, algo roto en casa y al día siguiente alguien arreglándolo, ya no. Ver cosas fuera de su lugar me ponía muy nerviosa y cuando nació mi primer hijo todavía intentaba mantener el cuarto perfecto, el salón en orden y todo lo mencionado arriba.. Un poco lo conseguía, pero a costa de estar muy nerviosa y estresada. He tenido que aprender que no pasa nada si la persiana se queda rota una semana más o si la cama se queda hecha a medias con la bajera sin estirar del todo.. Ahora sopeso mucho más lo que quiero hacer con mi tiempo (¡sigo teniendo las mismas 24 horas!) y he aprendido a convivir con tener una casa no perfecta. Y si te preguntas ¿Y por qué este es un consejos de productividad? Porque ahora dedico más de mi tiempo a cosas que me apasionan y menos a cosas que “tengo que hacer” y todo esto con muchas más sonrisas que gritos! Así gestiono mucho mejor mi tiempo, no procrastino (tanto) como antes, me siento libre de dedicar parte de ése tiempo a cosas donde puedo aportar más valor y aprovecho al máximo la ayuda que tengo en casa.

Y hablo de imperfección y productividad porque también he renunciado a salir siempre en perfecto estado, invertir horas y horas en proyectos ya buenos para dejarlos perfectos o ser la mamá ideal que hace a mano los trajes de fiesta para sus hijos. Todas estas pequeñas renuncias y el tiempo que he sacado de ellas me simplifican mucho la vida y puedo invertir este tiempo en otras cosas.

Ahora que conoces los 6 consejos de productividad que me permiten combinarlo todo, espero que te veas reflejada por lo menos en algunos de ellos y que de los otros ¡puedas escoger algo de inspiración para tu día a día!

 

Y tú ¿Tienes algún truco de productividad para combinar lo personal y lo profesional?

¿Quieres gestionar tu tiempo de forma más eficaz? ¡Empieza a decir que no!

¿Quieres gestionar tu tiempo de forma más eficaz? ¡Empieza a decir que no!

¿Te has preguntado alguna vez cómo puede ser que algunas personas tengan un trabajo a tiempo completo, hagan deporte, mantengan una familia, hijos y una casa, participen en eventos, viajen y mucho más aún teniendo las mismas 24h que tenemos todos?
Y no me refiero a aquella élite que tiene a una multitud de personas trabajando para ella y muchos recursos disponibles, no! Me refiero a gente como tú y yo que luchamos constantemente para hacer que nuestro día no acabe siendo un cumulo de estrés, ansiedad, prisas, cansancio y muchas horas trabajando (fuera y dentro de casa!!) con la sensación de no dar para más..

Bien. La respuesta está en una mejor gestión del tiempo. Las matemáticas son simples: Si sólo “ahorrásemos” cada día 5 minutos de tiempo ganaríamos 5(minutos)*7(días/semana)*52(semanas/año) = 1820 minutos al año o 30.3 horas… Es decir ganaríamos cada año más de una jornada completa de tiempo con sólo 5 minutos mejor gestionados cada día.. No es difícil entonces calcular hasta dónde podríamos llegar si en lugar de 5 minutos consiguiésemos una hora de tiempo “liberado” de tareas poco o nada relevantes cada día durante un año: más de dos semanas!!!

Aunque parezca una contradicción el primer paso para gestionar el tiempo es tenerlo. Para ello, ya que aún no tenemos el poder de añadir horas a nuestro día, hay que sacar de lo que todos tenemos: 24 horas.

Pero entonces ¿Cómo podemos conseguirlo?

¡¡Empezando a decir que no!!

Nos pasa a todos, pero a las mujeres nos cuesta más decir que no y esto es algo que nos puede perjudicar en un contexto laboral.
Por naturaleza tendemos a atender peticiones que nos parecen “inocuas” y que pueden ser tan simples como dedicar tiempo a un conocido, colaborador o colega en asuntos que no aportan valor ni a nuestro trabajo ni al de la persona que tenemos enfrente. Sin embargo sí ocupan nuestro tiempo y en muchas ocasiones también nuestra energía.
Tendemos a regalar mucha disponibilidad cuando consideramos que algo es “poca cosa” y que “no nos llevará mucho tiempo” y en realidad acaba siendo un ladrón de tiempo. Y no sólo esto sino que –aún peor- dada la aceptación inicial, nos sentimos vinculadas por un sentimiento de obligación hacía la otra persona a tener ésa disponibilidad también en el futuro.

Volviendo a nuestro ejemplo, decir que no en esas ocasiones no significa volverse borde o desatender cualquier petición de ayuda o de atención que no esté directamente alineada con lo queremos conseguir con nuestro tiempo. Significa empezar a sopesar de forma consciente las ocasiones que realmente merecen nuestra dedicación de las que no y en este caso decidir no dedicar más tiempo de lo debido a ellas.
Recuerda:

¡No dejes que el tiempo decida sobre ti, tú decide sobre tu tiempo!

Por otra parte, “decir no” significa también renunciar a algo en nuestro día que nos roba tiempo que podríamos dedicar a otra tarea que nos aporta mucho más en términos de emociones, productividad, dinero o lo que queramos valorar.

Un ejercicio muy bueno consiste en apuntar durante una jornada-tipo el tiempo que dedicamos a cada una de las acciones del día, entre ellas contestar a correos, cuidar de la familia, desplazamientos, tareas en casa, participar en redes sociales, hacer deporte.. en fin todo. Apuntar todo de por sí nos ayuda a darnos cuenta de la cantidad de tiempo que dedicamos a cosas que hacemos pero que nunca contaríamos si alguien nos preguntara “Qué has hecho hoy?” (A mí por lo menos nadie me ha contado que se ha pasado tiempo a contestar mensajes de Whatsapp o una hora en el coche para ir y venir del trabajo.. Más bien me han contado que han estado trabajando todo el día. Esto pasa entre otras cosas porque la mayoría de las personas no mide el tiempo dedicado a estas acciones y piensa que ese tiempo es muy poco en comparación con el tiempo dedicado a otras cosas).
Hice el ejercicio en un par de ocasiones y me quedé asustada cuando vi la cantidad de tiempo dedicado a tareas de poco o ningún valor y así decidí rectificar!!
Así como en el ámbito personal tener el foco en el tiempo que dedicamos a nuestras acciones tiene el resultado inmediato de “liberar” tiempo y así dedicarnos a lo que más nos satisface, en un contexto profesional nos ayudará mucho a aumentar la concentración y la productividad. Si sabemos detectar qué hábitos “tóxicos” nos roban tiempo de forma indeseada entonces podemos decir que no a ellos y así redistribuir el tiempo a favor de otras tareas de valor, eliminando poco a poco la constante sensación de falta de tiempo e impotencia.
Ahora que sabes cuál es el primer paso para gestionar de forma más eficaz el tiempo falta lo más importante: pasar a la acción!!! Porque recuerda:

¡Sin acción no hay cambio!

 

Y Tú ¿A QUÉ VAS A DECIR QUE NO?

5 consejos para aumentar tu productividad en la oficina

5 consejos para aumentar tu productividad en la oficina

Las ocasiones que surgen para distraernos durante nuestro día en la oficina son múltiples y la realidad es que es sumamente difícil mantener el foco y la concentración cuando estamos trabajando en algo individualmente en presencia de más gente alrededor. Pero esta es la realidad de mucha gente que no trabaja para sí misma y no tiene el lujo de tener un despacho aislado para cobijarse cuando quiere a toda cuesta tener las cosas hechas. Todo esto además se ve amplificado en oficinas modernas con muchos espacios abiertos: Nos distraemos cuando un compañero se levanta para atender una llamada personal o para acudir al servicio. Levantamos la cabeza cuando alguien nos pide que por favor respondamos a las llamadas porque necesita ausentarse o simplemente a veces buscamos intercambiar opiniones sobre un proyecto común. Pero entonces, ¿Es posible aumentar nuestra productividad en la oficina y gestionar el tiempo de forma más eficaz? Sí lo es!!

Antes de comentar las 5 reglas que nos ayudarán a mantener la concentración en nuestro día a día en el trabajo me gustaría recordar la ley de Pareto (o la ley del 80-20, puedes leer más aquí) que aplica a muchos ámbitos, pero en este caso la podemos resumir como sigue:

El 80% de los resultados lo produce el 20% de las acciones.

Con esto, antes que nada deberíamos de pararnos a pensar qué son las cosas que son parte de este 20% que nos hace conseguir el 80% de nuestros objetivos. ..Y si estás pensando por ejemplo en leer y contestar correos pues esto normalmente NO forma parte de este 20%. Los emails son un medio para acelerar y facilitar el que otras tareas se lleven a cabo. A menos que estemos hablando de trabajos directamente relacionados con la gestión de emails o atención al cliente por correo es complicado que hayas oído de tus superiores: “Te pagamos por ser el más rápido en contestar a un correo”, simplemente no es así. Al igual que esto, hay muchas otras cosas que no sólo no nos ayudan a acabar nuestra tarea sino que nos alejan de ello, como por ejemplo atender reuniones y reuniones que nos hacen perfeccionarnos en la toma de decisiones pero quitan tiempo a la hora de pasar a la acción.

Ahora que hemos analizado lo que más aporta y lo que menos aporta en nuestra jornada pasamos a ver 5 pautas que te ayudarán en mejorar tu productividad:

1. Pon a calendario 15’ cada día para organizar tu jornada y priorizar.

La fase de planificación es FUNDAMENTAL para mantener el control sobre lo que hacemos durante la jornada laboral y no dejarnos llevar por factores que contribuyen a alejarnos de nuestros objetivos. No es necesario definir al detalle cada cosa que queremos conseguir en nuestro día pero sí poner por escrito el listado de tareas que queremos tener hechas un día, el tiempo que podemos y queremos dedicar a cada una de ellas y el tiempo que consideramos aceptable para atender peticiones imprevistas. De esta forma nos será más fácil revisar si llevamos un buen ritmo o si las expectativas eran demasiado altas/bajas y ajustar los tiempos en la planificación del día siguiente. Es importante además priorizar estas tareas y en esto hay que ser sincero. No vale con priorizar las cosas que menos nos cuesta llevar a cabo, esta es una tendencia natural porque así obtenemos una “satisfacción” inmediata en cuanto podemos dar por solucionado un asunto. Sin embargo hay que ser coherentes y asignar la prioridad que efectivamente corresponde a cada tarea lo que nos obligará a enfocarnos en hacer lo que es más prioritario antes de pasar a la tarea siguiente.

2. Comunica tus planes y tu disponibilidad horaria a tus compañeros y responsables.

Este punto es muy importante porque si no comunicamos que nos vamos a poner a trabajar en algo por lo que necesitamos concentrarnos, lo más probable es que en algún momento alguien se ponga a hablar con nosotros, nos pida una opinión o nos distraiga con otras excusas. Sin embargo si comunicamos a las personas que nos rodean que no estamos disponible una hora/un tiempo bien definido seguramente se lo piensen dos veces antes de llamar nuestra atención. Nuestro ejemplo además no sólo generará atención de parte de tus colegas y tus superiores, sino que seguramente estimulará a otros compañeros a seguir el ejemplo. Esto ayudará a “educar” las personas que nos rodean a respetar nuestro tiempo y a la definir los límites entre lo que para nosotros es importante y/o urgente.

3. Evita las reuniones que no están directamente relacionadas con el cumplimiento de tus objetivos.

En este caso hay dos alternativas posibles: delegar un compañero para que vaya a la reunión y luego nos trasmita lo esencial o participar a través de una llamada/video en conferencia. Dependiendo de la naturaleza de la reunión, muchas veces es innecesario que nos desplacemos de nuestro escritorio y que participemos en persona. Así que delegar nos liberará mucho tiempo que podemos redirigir hacía el 20% de las cosas de las que hablábamos antes. Por otro lado, participar vía video/audio conferencia nos dará la oportunidad de seguir haciendo otras cosas (p.e. leer el correo) y dedicarnos a tareas que podemos despachar de forma rápida pero no requieren del 100% de nuestra atención.

4. Propone el reparto de las tareas administrativas de un departamento.

Atender las llamadas es un ejemplo de las interrupciones que “matan” cualquier intento de concentración. Así como es posible y fácil apagar las notificaciones del móvil (y si aún no lo has hecho deberías!!), raras veces podemos poner el contestador automático al teléfono de la oficina.. Así que lo que puede ayudar es que cada día (o cada semana) una persona se encargue de atender las llamadas, otra persona de contestar a los correos comunes y otra de aquellas tareas no importantes pero sí urgentes. Esto de nuevo nos liberará tiempo para re-enfocarnos en lo que sí es importante.

5. Dedica por lo menos 20’ de tu jornada laboral (excluyendo el rato que empleas para comer!!) para descansar la mente, recuperar energías, recargar las pilas y revisar y rectificar si estás avanzando como previsto según tu planificación de la jornada.

Esto puede significar en algún caso simplemente que nos de un poco el aire o tomar un café, en todo caso desplazarse del propio puesto de trabajo es necesario para conseguir desconectar voluntariamente unos minutos. Cuántas veces nos pasa que se nos va el tiempo por dar muchas vueltas a un tema que no conseguimos solucionar y al día siguiente nada más despertarnos lo solucionamos en 5 minutos? Precisamente de esto se trata: alejar la mente unos minutos de lo que estamos haciendo para recuperar la claridad mental necesaria para seguir avanzando a buen ritmo.

 

Antes de terminar me gustaría destacar que todos estos consejos tienen matices que dependen del puesto concreto que desempeñamos, de lo grande y variada que es la empresa en la que trabajamos y seguramente algunos los puedas aplicar más fácilmente que otros. En todo caso aquí tienes un punto de partida en que pensar y actuar!!

 

¡¡¡CUÉNTANOS QUE TAL TE VA Y SI HAY ALGO MÁS QUE FUNCIONA PARA TÍ!!!