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5 consejos para aumentar tu productividad en la oficina

5 consejos para aumentar tu productividad en la oficina

Las ocasiones que surgen para distraernos durante nuestro día en la oficina son múltiples y la realidad es que es sumamente difícil mantener el foco y la concentración cuando estamos trabajando en algo individualmente en presencia de más gente alrededor. Pero esta es la realidad de mucha gente que no trabaja para sí misma y no tiene el lujo de tener un despacho aislado para cobijarse cuando quiere a toda cuesta tener las cosas hechas. Todo esto además se ve amplificado en oficinas modernas con muchos espacios abiertos: Nos distraemos cuando un compañero se levanta para atender una llamada personal o para acudir al servicio. Levantamos la cabeza cuando alguien nos pide que por favor respondamos a las llamadas porque necesita ausentarse o simplemente a veces buscamos intercambiar opiniones sobre un proyecto común. Pero entonces, ¿Es posible aumentar nuestra productividad en la oficina y gestionar el tiempo de forma más eficaz? Sí lo es!!

Antes de comentar las 5 reglas que nos ayudarán a mantener la concentración en nuestro día a día en el trabajo me gustaría recordar la ley de Pareto (o la ley del 80-20, puedes leer más aquí) que aplica a muchos ámbitos, pero en este caso la podemos resumir como sigue:

El 80% de los resultados lo produce el 20% de las acciones.

Con esto, antes que nada deberíamos de pararnos a pensar qué son las cosas que son parte de este 20% que nos hace conseguir el 80% de nuestros objetivos. ..Y si estás pensando por ejemplo en leer y contestar correos pues esto normalmente NO forma parte de este 20%. Los emails son un medio para acelerar y facilitar el que otras tareas se lleven a cabo. A menos que estemos hablando de trabajos directamente relacionados con la gestión de emails o atención al cliente por correo es complicado que hayas oído de tus superiores: “Te pagamos por ser el más rápido en contestar a un correo”, simplemente no es así. Al igual que esto, hay muchas otras cosas que no sólo no nos ayudan a acabar nuestra tarea sino que nos alejan de ello, como por ejemplo atender reuniones y reuniones que nos hacen perfeccionarnos en la toma de decisiones pero quitan tiempo a la hora de pasar a la acción.

Ahora que hemos analizado lo que más aporta y lo que menos aporta en nuestra jornada pasamos a ver 5 pautas que te ayudarán en mejorar tu productividad:

1. Pon a calendario 15’ cada día para organizar tu jornada y priorizar.

La fase de planificación es FUNDAMENTAL para mantener el control sobre lo que hacemos durante la jornada laboral y no dejarnos llevar por factores que contribuyen a alejarnos de nuestros objetivos. No es necesario definir al detalle cada cosa que queremos conseguir en nuestro día pero sí poner por escrito el listado de tareas que queremos tener hechas un día, el tiempo que podemos y queremos dedicar a cada una de ellas y el tiempo que consideramos aceptable para atender peticiones imprevistas. De esta forma nos será más fácil revisar si llevamos un buen ritmo o si las expectativas eran demasiado altas/bajas y ajustar los tiempos en la planificación del día siguiente. Es importante además priorizar estas tareas y en esto hay que ser sincero. No vale con priorizar las cosas que menos nos cuesta llevar a cabo, esta es una tendencia natural porque así obtenemos una “satisfacción” inmediata en cuanto podemos dar por solucionado un asunto. Sin embargo hay que ser coherentes y asignar la prioridad que efectivamente corresponde a cada tarea lo que nos obligará a enfocarnos en hacer lo que es más prioritario antes de pasar a la tarea siguiente.

2. Comunica tus planes y tu disponibilidad horaria a tus compañeros y responsables.

Este punto es muy importante porque si no comunicamos que nos vamos a poner a trabajar en algo por lo que necesitamos concentrarnos, lo más probable es que en algún momento alguien se ponga a hablar con nosotros, nos pida una opinión o nos distraiga con otras excusas. Sin embargo si comunicamos a las personas que nos rodean que no estamos disponible una hora/un tiempo bien definido seguramente se lo piensen dos veces antes de llamar nuestra atención. Nuestro ejemplo además no sólo generará atención de parte de tus colegas y tus superiores, sino que seguramente estimulará a otros compañeros a seguir el ejemplo. Esto ayudará a “educar” las personas que nos rodean a respetar nuestro tiempo y a la definir los límites entre lo que para nosotros es importante y/o urgente.

3. Evita las reuniones que no están directamente relacionadas con el cumplimiento de tus objetivos.

En este caso hay dos alternativas posibles: delegar un compañero para que vaya a la reunión y luego nos trasmita lo esencial o participar a través de una llamada/video en conferencia. Dependiendo de la naturaleza de la reunión, muchas veces es innecesario que nos desplacemos de nuestro escritorio y que participemos en persona. Así que delegar nos liberará mucho tiempo que podemos redirigir hacía el 20% de las cosas de las que hablábamos antes. Por otro lado, participar vía video/audio conferencia nos dará la oportunidad de seguir haciendo otras cosas (p.e. leer el correo) y dedicarnos a tareas que podemos despachar de forma rápida pero no requieren del 100% de nuestra atención.

4. Propone el reparto de las tareas administrativas de un departamento.

Atender las llamadas es un ejemplo de las interrupciones que “matan” cualquier intento de concentración. Así como es posible y fácil apagar las notificaciones del móvil (y si aún no lo has hecho deberías!!), raras veces podemos poner el contestador automático al teléfono de la oficina.. Así que lo que puede ayudar es que cada día (o cada semana) una persona se encargue de atender las llamadas, otra persona de contestar a los correos comunes y otra de aquellas tareas no importantes pero sí urgentes. Esto de nuevo nos liberará tiempo para re-enfocarnos en lo que sí es importante.

5. Dedica por lo menos 20’ de tu jornada laboral (excluyendo el rato que empleas para comer!!) para descansar la mente, recuperar energías, recargar las pilas y revisar y rectificar si estás avanzando como previsto según tu planificación de la jornada.

Esto puede significar en algún caso simplemente que nos de un poco el aire o tomar un café, en todo caso desplazarse del propio puesto de trabajo es necesario para conseguir desconectar voluntariamente unos minutos. Cuántas veces nos pasa que se nos va el tiempo por dar muchas vueltas a un tema que no conseguimos solucionar y al día siguiente nada más despertarnos lo solucionamos en 5 minutos? Precisamente de esto se trata: alejar la mente unos minutos de lo que estamos haciendo para recuperar la claridad mental necesaria para seguir avanzando a buen ritmo.

 

Antes de terminar me gustaría destacar que todos estos consejos tienen matices que dependen del puesto concreto que desempeñamos, de lo grande y variada que es la empresa en la que trabajamos y seguramente algunos los puedas aplicar más fácilmente que otros. En todo caso aquí tienes un punto de partida en que pensar y actuar!!

 

¡¡¡CUÉNTANOS QUE TAL TE VA Y SI HAY ALGO MÁS QUE FUNCIONA PARA TÍ!!!