60 :: Cómo planificar el día a día de trabajo

60 :: Cómo planificar el día a día de trabajo

 

Serie sobre productividad: Este episodio del podcast sigue el episodio 59 en el que hablé de 8 clave prácticas para mejorar tu productividad.

En ese episodio comenté acerca de la importancia de la planificación para estructurar y definir bien en qué tareas volcarse a trabajar cada día. Pero esto, ¿Cómo se lleva a cabo?

Hacen falta tres componentes:
1. Tener a la vista nuestros objetivos de corto plazo

Nuestro objetivo a una semana, sacado iterativamente a raíz de nuestro objetivo de más largo plazo será nuestra guía a la hora de decidir si volcarnos en una tarea u otra.

2. Hacerse la siguiente pregunta de forma recursiva
¿Qué es lo más relevante que puedo hacer de todas las cosas que he escrito que me acerca a mi objetivo? Si sólo pudieras escoger una tarea de la lista infinita que tienes, cual escogerías?
Siempre tienes diferentes opciones, pero también siempre hay una más importante que otra y siempre tienes la oportunidad de elegir.

Una vez que hayas contestado a esta pregunta la primera vez háztela como mucho otras dos veces. No más. Quédate con como mucho tres cosas pero asegúrate que estas cosas las vas a hacer sí o sí sin falta.

Y aquí es donde entra en juego la ley de Pareto: “El 20% de nuestras acciones produce el 80% de los resultado”. Identifica entre todas las cosas que quieres hacer dónde está este 20% que te hace avanzar con más impacto y cuales tareas puedes dejar abajo en la lista.

3. Apunta todo en un calendario

Cuando tengas entre 1 y tres tareas importantes para tu día les tendrás que asignar un espacio específico en el calendario.

Es importantísimo que no sólo apuntes que a primera hora de la mañana vas a dedicarte a la tarea X por ejemplo sino que le asignes un tiempo, es decir 1 hora, dos horas y que bloquees este tiempo en el calendario. Como nos recuerda la ley de Parkinson, las tareas se expanden en el tiempo que les asignamos: Cuanto más tiempo asignemos a una tarea, siempre encontraremos algo para ocupar este tiempo de ejecución a menos que seamos nosotros que le pongamos un límite.

Por último y antes de terminar, te doy un último consejo que vale oro y que es el enemigo número 1 de la productividad: Evita a toda costa cambiar continuamente de una tarea a otra sino bloquea sub-tareas en un mismo bloque y llévalas a cabo hasta la finalización de la tarea.

 
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59 :: 8 consejos para mejorar tu productividad

59 :: 8 consejos para mejorar tu productividad

 

En el episodio de hoy comparto 8 clave prácticas para mejorar tu productividad. A continuación podrás descargar estos consejos para imprimirlos y tenerlos siempre a la vista.

 

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1.Mírate y analiza tu día, tu mes, tu semana

¿Tienes claro a qué estás dedicando tu tiempo? ¿Sabes cuáles son las incumbencias o tareas que más tiempo te ocupan? Empieza hoy mismo y durante 5 días apúnta a qué cosas estás dedicando tu tiempo.

2.Identifica qué te ha desviado con respecto a lo que tenías pensado hacer durante el día

¿Qué ha pasado? ¿Qué te ha distraído? ..¿El móvil? ¿Colaboradores? ¿Imprevistos? ¿Falta de concentración? Detecta en primera instancia las cosas que se han interpuesto en tu camino.

3.Crea un ambiente favorable de trabajo

Si no sientes cómoda en tu ambiente de trabajo acabarás distrayéndote para solucionar estas “incomodidades” y, aparte de perder tiempo en ello, no te ayudará a tener la misma concentración y el foco sobre lo que quieres conseguir cada día.

4.Cuídate
No podemos pensar de mejorar nuestra productividad si nos alimentamos mal, no cuidamos la energía del cuerpo haciendo un mínimo de movimiento cada día, y no tenemos algunos hábitos saludables que favorezcan el que podamos sacar el máximo partido a nuestro tiempo. Reconoce en qué puedes cuidarte más y empieza hoy mismo.

5.Quítate las distracciones
No te lo pongas difícil: Despréndete de las distracciones que te impiden mantener concentración y foco.

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6.Visualiza con antelación qué esperar de tu día
¿Tienes claridad con lo que va a ser de tu día? Tener una manera para conectar de forma visual con qué esperarte del día, las reuniones, los encuentros, los eventos, las tareas que nos espera atacar cada día te ayudará a tener el control sobre ello y a no dejar que alguien o algunas otras cosas te desvíen de tu planificación.

7.Hazte una no-to-do list

Una vez hayas identificado qué tareas te están llevando tiempo y no deberían, sé firme y decide cortarlas. Comprométete contigo misma y quita de tu día estas cosas. Cuando caigas en la trampa de nuevo reconócelo y abandona el proceso.

8.Nunca te pongas a trabajar sin planificar
Tener una planificación y dedicar un poco de tiempo a ella a nivel diario, semanal, mensual y trimestral aumenta hasta 10 veces la productividad: No te pongas a trabajar si primero no dejas planificado cómo quieres que sea tu día.

 

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