69 : 10 herramientas que mejoran la productividad

69 : 10 herramientas que mejoran la productividad

Serie sobre productividad: Puedes acceder a todos los episodios de la serie aquí.

Hoy comparto contigo 10 herramientas y recursos para liberar tiempo y ser más productiva. La lista podría extenderse mucho más a lo que comparto aquí pero quiero ofrecerte un punto de partida con cosas sencillas que puedes aplicar de forma muy fácil a tu día a día.

1. Rescue Time
Con Rescue time puedes trackear el tiempo que gastas en las diferentes aplicaciones del ordenador y de esta forma puedes poner números a tus “opiniones” de cuánto tiempo gastas en diferentes sitios web o en ciertas actividades de tu día a día.

2. Your memo pad
Extensión de Google Chrome que ofrece un bloc de notas disponible a lado de la barra de navegación de Google Chrome. Aquí puedes apuntar notas de forma rápida sin necesidad de abrir otra aplicación.

3. StayFocusd
Extensión de Google Chrome que te permite limitar el tiempo de acceso a un conjunto de páginas web y bloquea tu acceso a esas páginas una vez alcanzado el límite de tiempo que has establecido. Si sabes que hay blogs o páginas que te hacen procrastinar en lugar de mantener el foco en la tarea que estás implementando, esta herramienta te ayudará a limitar el tiempo que empleas en esas páginas, quitándote el acceso una vez alcanzado el límite de tiempo.

4. Pocket para Chrome
Extensión de Google Chrome para guardar artículos y urls para su revisión posterior. Es muy útil encuentras un artículo que te interesa pero no quieres leerlo en el momento ya que te desvía de la tarea que estás haciendo. Con un click en el icono de Pocket podrás acceder al listado de todas las urls guardadas en el “bolsillo”.

5. Egg Timer
Contador online a usar cuando estás trabajando en internet sin tener necesidad de acceder a alguna aplicación externa como podría ser la del móvil. Muy útil para establecer un tiempo máximo en el que trabajas en una tarea directamente desde la barra de navegación de internet.

6. Metricool
Aplicación para programar posts para las redes sociales (incluso programar posts recurrentes) y además obtener métricas y resultados de forma agregadas de las estadísticas asociadas con tus posts en redes sociales y de las visitas a tu página web.

7. Trello
Aplicación para gestión de proyectos. En Trello puedes definir los pasos intermedios asociados a los proyectos en los que estás trabajando, asignar cada tarea a una persona específica de tu equipo, hacer seguimiento a través de checklists y fechas y tener control sobre los avances de tus proyectos.

Las últimas herramientas que menciono son funcionalidades que se añaden de forma muy fácil a Gmail y te permiten tener mucho más control sobre tu bandeja de entrada, uno de los enemigos más grandes de nuestra productividad.

8. Uso de plantillas para correos frecuentes
Esta función permite grabar e insertar plantillas de correo predeterminadas con un solo click una vez que abres la ventana para redactar un correo. Puedes habilitar esta funcionalidad accediendo a

Lab Canned Response Gmail

9. Uso de filtros en gmail
Accediendo a las preferencias de Gmail, en la pestaña de “Filtros y direcciones bloquedas” se pueden crear “reglas” para filtrar ciertos correos y de esta forma aplicarles etiquetas, filtrarlos si no queremos verlos en el inbox o reenviarlos de forma automática. A continuación puedes ver el punto en el que se configura y el habilitar ciertos filtros te despejará la bandeja de entrada sin que pierdas el tiempo de “canalizar” de forma manual ciertos correos.

Filtros en Gmail

10. Streak
Acceso: Streak.
Streak es un un gestor de clientes gratuito para gmail en su versión más básica y dentro de las funcionalidades que ofrece -y en lo que quiero hacer hincapié en relación a la productividad- permite agendar correos para envío en otro momento diferente al momento en que se redacta el mismo. de esta forma podrás dedicar un tiempo específico en tu día a la redacción de correos y luego enviar cuando más te interesa (por ejemplo por la mañana si escribes un correo en medio de la noche y no quieres que tu cliente lo sepa), sin esperar el momento “idóneo” para escribirlo y así obligarte a estar pendiente de la gestión del correo electrónico muchos ratos distintos a lo largo del día.

Escucha aquí el episodio completo:

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68 : 10 pasos para dejar de procrastinar

68 : 10 pasos para dejar de procrastinar

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En el podcast de hoy hablamos de cómo dejar de procrastinar.

¿Te ha pasado alguna vez que te enfrentes a situaciones o tareas difíciles, tediosas, que te cuesta hacer y entonces te pones a hacer cualquier otra cosa para evitar enfrentarte a estas acciones? Seguro que sí: Nos pasa a todos, tú también estás procrastinando.

Entonces qué podemos hacer para dejar de procrastinar y en su lugar ponernos de lleno en acción sin miedo a enfrentarnos a esas situaciones complejas y que no nos apetece hacer?

Te cuento en 10 pasos cómo dejar de procrastinar.

1.Reconoce por qué estás procrastinando
Hay tres razones fundamentales por las que postergamos:
1. Miedo
2. Buscamos un momento ideal para llevar a cabo una tarea
3. Buscamos una recompensa inmediata

2.Reconoce cuándo estás procrastinando
¿Qué situaciones y acciones desencadenan el acto de la procrastinación?
Reconoce en qué momentos concretos tiendes a procrastinar y cuáles son las situaciones que lo favorecen

3.Escucha tus sensaciones y las emociones cuando reconoces que estás procrastinando
Pregúntate: ¿Qué emociones estoy sintiendo? ¿Qué sensaciones reconozco? Empieza a mirar hacía dentro y reconocer estas sensaciones.

4.Deja por escrito estas sensaciones
Apunta en un papel por una parte los momentos y las acciones que favorecen que procrastines y por otro lado las sensaciones que has sentido a la hora de procrastinar. Esto te ayudará a ir conociendo y a reconocerte en momento futuros cuando procrastines.

5.Construye el hábito de interpretar de forma distinta estas emociones
Está en tus manos decidir de qué forma quieres interpretar estas emociones para transformarlas en sensaciones que nos den energía.
Cuando decidas como reaccionar ante estas emociones, cada vez te resultará más fácil aplicarlo en situaciones similares y no dejarás que estas emociones te produzcan sensaciones de ansiedad o estrés.

6.Deja de hacer la acción sustitutiva que haces para postergar la acción que deberías hacer
Cuando reconoces que estás procrastinando, deja de hacer la acción que te está llevando a procrastinar porque de otra forma estarás educando la mente a que está bien hacer esta acción en lugar de enfrentarte a la tarea que de verdad deberías estar haciendo.
Además quieres romper el círculo de ansiedad (por enfrentarte a una tarea difícil) – procrastino con una tarea alternativa – siento más ansiedad porque no acabo haciendo lo que debería. Y para romper este ciclo es importante que dejes de hacer esa tarea sustitutiva.

7.Despeja lo que aún queda en el ambiente, en tu mente, en el ordenador, en tu oficina, que te pueda desviar potencialmente de cumplir con la tarea que tienes delante.
Casi ha llegado el momento de enfrentarse a esa tarea tediosa e “incómoda” que tienes delante, peor antes asegúrate de haber “quitado del medio” todas las potenciales distracciones que aún te podrían desviar de hacer lo que deberías. Ella podrían estar en tu ambiente de trabajo, en tu mente, en la herramientas que estás a punto de utilizar..

8.Conecta con las emociones que vivirás tras finalizar esta tarea tediosa
Piensa e imagina cómo te sentirás al finalizar esa tarea que tanto te cuesta. ¿Qué sensaciones probarás? Conectar en el momento con estas sensaciones te ayudará a sacar la energía para llevar a cabo esa acción que tanto te cuesta. Entonces conecta desde este mismo momento y antes de llevar a cabo la acción, con las sensaciones y las emociones que te gustaría sentir tras haberla finalizado.

9.Actúa
Ya estás viendo la luz al final del túnel: Sólo queda actuar pese a todo, dedicar el tiempo y poner en marcha las acciones que estabas postergando.

10.Disfruta y celebra tras haber finalizado esta tarea
Es hora de dedicar un momento para reconocer y disfrutar del éxito de haber hecho lo que se te resistía. Y todo ello pese a haberte sentido incómoda haciéndolo, pese al miedo, a la ansiedad y el estrés de enfrentarte a algo que te sacaba de tu zona de confort y pese al no haber estado en el entorno “perfecto” para conseguirlo. Ya está, está hecho y ¡Es hora de celebrar!

Escucha aquí el episodio completo:

¿Qué tarea has conseguido llevar a cabo aplicando estos 10 pasos?

MÁS RECURSOS MENCIONADOS

1er congreso online de productividad personal para el siglo XXI. Participaré como ponente el 23 de noviembre y puedes obtener acceso gratuito a todas las ponencias durante las 6 jornadas del evento (del 20 al 26 Nov 2017) registrándose aquí.

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67 :: Productividad y organización para madres emprendedoras

67 :: Productividad y organización para madres emprendedoras

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El podcast de hoy está especialmente dedicado a madres emprendedoras y personas que trabajan desde casa porque aplicar la productividad cuando además tienes que lidiar con hijos es todo un reto.

A continuación te voy a dar 11 consejos para fomentar la creación de un “sistema” y una organización para tu día a día de trabajo cuando tienes que gestionar junto con tu tiempo, el de tu pareja y tus hijos.

1.No te compares
En general las comparaciones son malas, pero lo son más aún si comparas tus avances con los de personas que no tienen hijos: La comparación no es sostenible!. El tiempo y dedicación que tienen personas sin hijos es muy distinto al que pueda tener una madre. Esto no significa que si no tienes hijos no tienes compromisos que te ocupan el tiempo, sino simplemente que los hijos están siempre y todos los días y constituyen una variable más que hay que gestionar. Ante imprevistos además hay que lidiar también con la gestión de las necesidades de los hijos y no sólo con las de una persona, lo que complica bastante la situación.

2. Busca ayuda y acepta recibirla
¿Qué tareas relacionadas con la gestión de la casa no te apetece hacer y además se llevan tiempo precioso durante tu horario laboral (horario que deberías tener establecido aunque seas dueña de tu propio negocio)?
Piensa en el valor de tu hora de trabajo y compara el valor de tu hora de trabajo con la de una personas que puede hacer esa tarea de casa (mejor que tú y por lo tanto en menos tiempo al ser su trabajo..). Si tu hora de trabajo vale más que el coste horario de externalizar el servicio deberías invertir ese dinero en contratar a alguien que haga ese servicio por ti: No sería un gasto sino una inversión.

3.Evita la multitarea
Es muy ineficaz hacer a la vez tareas que implican atención de nuestra mente, por lo que evita hacer a la vez cosas a las que necesitas prestar atención (como por ejemplo trabajar y atender a los hijos a la vez). Es mejor que aprendas a ser más efectiva y productiva durante las horas de trabajo en las que no están los hijos y luego te dediques al 100% a hijos y/o a la casa en un tiempo específico.

4.Olvídate del perfeccionismo
El resultado incremental entre una cosa muy bien hecha y una cosa “perfecta” es muy poco por la inversión de tiempo y energía que implica. Cuando te enfrentes a mejorar una cosa que ya está muy bien hecha o a dejar impoluta la casa pregúntate si está lo bastante bien hecha como para invertir más tiempo en ella o si te implica mucha dedicación en tiempo por el estrés o el desgaste de tiempo que implica.

5.Atiende de forma virtual todas las peticiones posible
Antes de cerrar una cita o un compromiso presencial, pregúntate si realmente es necesario hacerlo de forma presencial o se puede atender esta petición a través de una llamada o una vídeoconferencia. Analiza cuál es el mejor canal para gestionar esta petición en el respeto de tus tiempos y obligaciones y todo lo que se pueda atender de forma virtual bien vía email o solicitando servicios o peticiones por vídeo o a través de internet hazlo de esta forma.

6.Aprovecha al máximo los desplazamientos para formarte
Cada persona debería encontrar el tiempo para seguir formándose y mejorarse como persona y como profesional de forma constante. Te animo a que aproveches los desplazamientos en coche o en transporte público, los paseos o los momentos dedicados al deporte para formarte a través de podcast, audiolibros o formación online. De esta forma estás aprovechando momentos dedicados a tareas que no requieren de tu atención para formarte y no tener que sacar este tiempo durante tus momentos de foco en el trabajo.

7.Altérnate con otras madres para el cuidado de tus hijos
Pide ayuda a otras madres en momentos de especial necesidad de concentración en el trabajo. Pide ayuda a otras madres para que atiendan a tu hijo a cambio de cuidar del / de los suyo(s) en otro momento. No tengas miedo a pedir ayuda en un momento de especial necesidad: de esta forma recuperarás una tarde entera de foco para avanzar más rápido y quitarte el agobio por sentir que nunca llegas a finalizar las cosas.

8.Piensa a qué puedes renunciar hoy mismo
De las tareas que tienes encima de la mesa, ¿Cuáles no son relevantes y a cuáles puedes renunciar hoy mismo? Piensa cuáles son cosas que te gustaría hacer pero no necesariamente deberías hacer hoy y desecha todo lo que no pase este filtro.

9.Pon a calendario todo lo que puedas
Un buen uso del calendario está a la base de llevar a cabo tareas porque permite asignar un tiempo específico para actuar en ellas. Te animo a que apuntes en el calendario cualquier tarea, reunión o compromiso que tengas que atender con el debido margen de tiempo que te permita llevar a cabo esa acción. Apunta en tu calendario todo lo que esté relacionado con el trabajo y con atender las necesidades personales, de la casa y de los hijos porque en el momento en que encuentras un hueco para ellas en el calendario entonces será cuando las llevarás a cabo.

10.Maximiza trabajar cuando tu nivel de energía es mayor.
Mírate y detecta en qué momentos trabajas mejor y con más energía y organiza tu día para trabajar en las tareas más difíciles cuando tu nivel de energía es mayor.

11.Si necesario, busca un espacio de trabajo alternativo a tu casa.
Si trabajas en un entorno que te implica tener muchas distracciones -por ejemplo trabajas desde casa y tiendes a procrastinar- busca un espacio de trabajo distinto en el que te sea más fácil trabajar y llevar a cabo tareas y avanzar más rápido. La inversión que te pueda suponer trabajar en otro espacio se verá compensada por una mayor productividad al llevar a cabo tu planificación.

Escucha aquí el episodio completo:

¿Tienes algún consejo más para madres emprendedoras que quieras compartir?

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66 :: Cómo mantener el foco y ser más productiva en 7 pasos

66 :: Cómo mantener el foco y ser más productiva en 7 pasos

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En el podcast de hoy hablamos de cómo mantener el FOCO tras haber conseguido la disciplina necesaria para empezar una tarea que nos costaba llevar a cabo (puedes escuchar aquí el episodio completo del podcast sobre disciplina).

¿Qué significa “mantener el foco”?

 

Te comento a continuación 7 pasos para mantener el foco:

1.Asegúrate que la estrategia en la que estás trabajando está alineada con tus objetivos
Cada paso que des ha de estar muy medido respecto a tus metas de medio y largo plazo y por consiguiente con tu planificación. Esto te dará la tranquilidad de saber que estás dedicando tu tiempo a cosas que te llevan a los resultados esperados.

2. Identifica los momentos en los que aparecen distracciones que te quieren “desviar”
Cada día y en cualquier momento pueden surgir oportunidades que “brillan” y son potenciales ladrones del tiempo. Empieza con reconocer estos momentos cuando aparecen para poder mirarles con una perspectiva alejada y dejarles pasar sin prestarles atención.

3.Ten a mano una libreta o un soporte en el que apuntar todas las ideas que se te ocurren
Al apuntar las ideas que te van ocurriendo o las distracciones que van apareciendo en un soporte hará que las saques de tu mente y así dedicar otro momento posterior para hacerles seguimiento. Esto te permitirá no perder más tiempo en el momento y será más fácil seguir con el foco en la tarea concreta que estabas llevando a cabo o en el proyecto en el que estabas trabajando.

4.Usa el timer
Cuando te pongas a trabajar en una cosa en concreto, usa un cronómetro para mantener la concentración y no desviar la atención a cada rato mirando cuanto tiempo te queda hasta la siguiente reunión o el siguiente compromiso.

5.Experimenta qué bloques de tiempo de trabajo alternados de tiempos de descanso funcionan para ti
No todos trabajamos bien con los mismos ratos de concentración y foco, por lo que es importante que encuentres tu ritmo, el que te hace terminar mejor el día y te ayuda a sacar tu máximo rendimiento. Prueba si trabajas mejor con ratos largos de foco o con ratos cortos (p.e. técnica pomodoro con 25′ de trabajo alternados a 5′ de descanso).

6.Busca los aspectos de tu forma de ser que puedas potenciar para ser más productiva
Mírate y no te fijes en que te cuesta mantener el foco sino en este proceso busca potenciar tus fortalezas. Hay personas que tienen más facilidad para mantenerse enfocadas en una estrategia y otras que no lo son tanto. Si este es tu caso, no te juzgues y simplemente piensa en mejorarte poco a poco y poniendo el foco en los aspectos propio que te pueden ayudar a mantener el foco.

7.Busca una persona con la que compartir tus objetivos y tus avances

Compartir con alguien, bien físicamente o bien virtualmente en qué nos ponemos a trabajar y qué objetivos queremos conseguir nos facilitará cumplir con el compromiso de hacer las cosas y acelerará alcanzar los resultados.

Escucha aquí el episodio completo:

¿Qué consejo vas a poner en práctica para aumentar tu capacidad para mantener el foco?

MÁS RECURSOS MENCIONADOS

Workshop presencial en Madrid sobre cómo preparar un buen pitch que impacte en las personas: Adquiere aquí tus entradas.

Timer desde browser: e.ggtimer.com
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65 :: 11 pasos para adquirir disciplina y voluntad

65 :: 11 pasos para adquirir disciplina y voluntad

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En el podcast de hoy hablamos de disciplina y cómo comprometerse a hacer las cosas que hemos dicho que haríamos.
Muchas veces la falta de disciplina nos impide llevar a cabo una planificación o las acciones que nos hemos propuesto. Entonces, ¿Cómo ser más disciplinadas y cumplir con la planificación?

Pregúntate en primera instancia:

Si te atienes al compromiso de una cita o entregas de trabajo con un cliente, ¿Por qué no te comprometes contigo misma a llevar a cabo las tareas propuestas?

Aquí te cuento cómo aumentar la auto-disciplina en 11 pasos:

1. Prepárate antes que empiece el día a través de una rutina de noche y una rutina de la mañana.
Cada día deberíamos tener establecida una rutina en la que el día anterior a un día de trabajo ya tenemos hecha una planificación detallada con las que cosas en las que nos pondremos a trabajar el día siguiente. Además la rutina de la mañana deberá apoyarte para empezar el día con energía y la fuerza de saber que vas a tener un día de logros y llevando a cabo lo que te propones.

2. Decide cuando empieza tu jornada laboral y establece unos tiempos para tu jornada laboral.
Aunque no trabajes en una empresa y por ello no tengas unos horarios de trabajo pre-establecidos, es importante que te marques un horario dedicado al trabajo y de esta forma te será más fácil entrar en modalidad “trabajo” y cumplir con lo que te propones.

3.Declara en voz alta una cosa qué vas a cumplir sí o sí ese día
Afirmar en voz alta ayuda enormemente a que nos veamos ya en el estado de haber cumplido lo que declaramos, por lo que viéndote allí será más fácil que llegues a cumplir la meta a alcanzar sí o sí ese día.

4.Identifica las distracciones
¿Qué cosas te distraen cuando te pones a trabajar? Te distrae el móvil, la gente alrededor tuyo o el hecho de tener miles de aplicaciones abiertas en el navegador cuando te pones a trabajar delante del ordenador?

5.Identifica qué cosas te impiden empezar y ponerte en marcha
Muchas veces el simple hecho de saber que las tareas a las que nos deberíamos poner a trabajar no nos darán una gratificación inmediata en cuanto a resultados, hace que nos bloqueemos y las descartemos de entrada. Tenemos la tendencia natural a buscar hacer las cosas sencillas y que nos dan una gratificación inmediata pero normalmente no son las que dan resultados de más impacto a largo plazo. Empieza con reconocer cuando te enfrentas a estos momentos.

6.Elimina las distracciones
Una vez reconocidas las distracciones o “bloqueos” que te impiden empezar o seguir con disciplina lo que te has propuestos, elimínalos. (eg. sólo ten las mínimas aplicaciones abiertas si éstas te distraen, favorece trabajar en un ambientes libres de distracciones..)

7.Di en voz alta que estas distracciones son excusas para no avanzar en las cosas que más te cuesta hacer

De nuevo, las afirmaciones en voz alta dirigen tus creencias hacía lo que estás afirmando. Así que con este sencillo paso empezarás a dibujar una nueva realidad en la que tienes el control sobre las distracciones ya que sólo son excusas que te impiden avanzar.

8.Si las distracciones dependen de otras personas, empieza a EDUCAR. No esperes que la gente respete tus horarios, tus tiempos y tu espacio: La mayoría de las veces las personas están tan preocupadas de lo suyo que no se preocupan de “invadir” el espacio de otros. Para ello es importantísimo que eduques a los demás al respeto de este “espacio” (físico y temporal), sean bien ellos colaboradores, personas que trabajan en tu entorno de trabajo o clientes.

9.Identifica qué cosas te ayudan a ser más productiva: ¿Cuándo te sientes más a gusto trabajando? ¿En qué ambiente? ¿Con qué atuendo?
Una vez las hayas identificado, busca trabajar en ese ambiente, con ciertos atuendos y en el entorno que más te impulsa al trabajo.

10.Aprende a decir que no más a menudo
Cualquier oportunidad que aparezca delante nuestro tiene un brillo que nos impulsa a dedicarle tiempo, sin embargo si no es algo alineado con nuestros objetivos, sobretodo cuando estamos trabajando con algo importante a la vista, deberíamos decir que no.

11.Toma acción
Con los 10 pasos anteriores en mano, sólo deberás tomar acción, ponerlos en práctica y ponerte a trabajar en lo que te habías propuesto.

Escucha aquí el episodio completo:

¿Te atreves a cambiar e impulsar tu disciplina?

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